Monitoring projektů

Monitoring projektů od záměru po ukončení

Monitoring projektových záměrů:
- Projektový záměr žadatelů je zaznamenán do elektronické aplikace Katalog projektů - www.katalogprojektu.eu
- Podle charakteristiky je zaznamenáno doporučení k projektu např. zdroje financování.
- Seznamy projektových záměrů jsou výstupem z Katalogu projektů.

Monitoring přijatých žádostí:
- Po podání žádosti je zaznamenán datum a čas registrace žádosti do Katalogu projektů.
- Seznamy podaných žádostí jsou výstupem z Katalogu projektů.
- Na webových stránkách leader.posazavi.com v sekci MAS – Projekty Leader / LEADER 2007-2013 (SPL) je možné pomocí filtrů zobrazit výstupy dle výzev i dle jednotlivých Fichí.

Monitoring monitorovacích indikátorů:
- Při zadání projektu jsou žadatelem zadány předpokládané monitorovací indikátory do Katalogu projektů.
- Na webových stránkách leader.posazavi.com je možné v sekci MAS – Projekty Leader / LEADER 2007-2013 (SPL) vytvořit seznamy indikátorů dle žádosti, SPL, Fichí.

Monitoring doporučených žádostí k financování:
- Po výběru výběrovou komisí je výsledek zaznamenán do Katalogu projektů.
- Datum registrace je zaznamenán do Katalogu projektů.
- Datumy a výsledky administrativní kontroly a kontroly přijatelnosti na RO SZIF jsou zaznamenány v Katalogu projektů.
- Na webových stránkách v sekci leader.posazavi.com v sekci MAS – Projekty Leader / LEADER 2007-2013 (SPL) je možné pomocí filtrů zobrazit výstupy dle výzev i dle jednotlivých Fichí.

Monitoring zrealizovaných projektů:
- Ukončení realizace projektu je zaznamenáno do Katalogu projektů.
- Na webových stránkách v sekci leader.posazavi.com v sekci MAS – Projekty Leader / LEADER 2007-2013 (SPL) je možné pomocí filtrů zobrazit výstupy dle výzev i dle jednotlivých Fichí.

Monitoring ukončených projektů:
- Ukončení projektu je zaznamenáno do Katalogu projektů.
- Na webových stránkách v sekci leader.posazavi.com v sekci MAS – Projekty Leader / LEADER 2007-2013 (SPL) je možné pomocí filtrů zobrazit výstupy dle výzev i dle jednotlivých Fichí.

Kontrola fyzické realizace projektů – výkonný monitorovací výbor

Ustanovení výboru:
- Členy výboru navrhuje, doporučuje a schvaluje Programový výbor.

Náplň činnosti výboru:
- Kontrola projektů financovaných v rámci Strategického plánu Leader 2007-2013, v průběhu realizace, po ukončení a udržitelnosti projektu.
- Fyzická kontrola projektů v místě realizace projektů.
- Dokladová kontrola projektů – kontrola dokumentace výběrového řízení, kontrola Žádosti o proplacení výdajů včetně všech příloh.

Odměna členům výkonného monitorovacího výboru:
- Získání osobních údajů člena výboru pro sepsání Dohody o provedení práce.
- Výše odměny je v pravomoci ředitele společnosti.
- Odměna je daná hodinovou sazbou.

Postup činností při zapojování člena výkonného monitorovacího výboru do kontrol:
- Seznámení člena výboru se Strategickým plánem Leader 2007-2013 (SPL)
- Seznámení člena výboru s financováním SPL – odkud a jak je financován.
- Seznámení člena výboru s celým procesem příjmu, kontroly, výběru a registrace projektů.
- Nahlížení do projektů a prostudování kontrolovaných projektů.
- Seznámení člena výboru s postupem kontroly – dokladová kontrola, fyzická kontrola v průběhu a po realizaci projektu.
- Upozornění člena výboru na spoluzodpovědnost za kontrolu projektů.

Pravidla při kontrolách v průběhu a po realizaci projektu:
- Manažer realizace SPL připraví předběžný harmonogram kontrol realizovaných projektů.
- Termíny průběžných kontrol i kontrol po realizaci projektu manažer pro realizace SPL zaznamená do Katalogu projektů a zároveň vytiskne dopis a zašle ho doporučeně žadateli nebo dopis předá proti podpisu.
- Manažer realizace SPL zajistí účast zástupce MAS člena výkonného monitorovacího výboru a zástupce žadatele při kontrole všech zúčastněných.
- Kontrola v průběhu realizace projektu probíhá v místě realizace projektu, je kontrolován fyzický průběh realizace a je možná i kontrola výběrového řízení (po předchozí kontrole manažerem pro realizaci SPL)
- O kontrole v průběhu realizace je na místě sepsán Protokol o kontrole v průběhu realizace projektu, který je podepsán všemi účastníky kontroly
- Zápis o kontrole v průběhu realizace je ihned po ukončení kontroly zaznamenán do Katalogu projektů včetně nedostatků a termínů k doplnění nedostatků.
- Kontrola po realizaci projektu probíhá v místě realizace projektu, je kontrolován konečný stav realizace projektu, probíhá dokladová kontrola výběrového řízení a kontrola Žádosti o proplacení výdajů.
- O kontrole v průběhu realizace je na místě sepsán Protokol o kontrole po realizaci projektu, který je podepsán všemi účastníky kontroly.
- Zápis o kontrole po realizace je ihned po ukončení kontroly zaznamenán do Katalogu projektů včetně nedostatků a termínů k doplnění nedostatků.
- Po bezchybné kontrole po realizaci projektu ředitel společnosti svým podpisem potvrdí, že byla provedena kontrola úplnosti předkládané Žádosti o proplacení výdajů.

Monitoring spokojenosti zákazníků

Dotazník hodnocení zákazníkem po ukončení zakázky:
- Po ukončení kladném výsledku kontroly po realizaci projektu, před podáním Žádosti o proplacení výdajů na RO SZIF žadatel vyplní Dotazník hodnocení zákazníkem po ukončení zakázky.
- Hodnocení probíhá v těchto oblastech
1) Přístup (komunikace, ochota, spolehlivost, informovanost) vedení (ředitele) společnosti k zákazníkovi.
2) Přístup (komunikace, ochota, spolehlivost, informovanost) zaměstnanců (projektový manažer, manažer pro realizaci SPL) společnosti k zákazníkovi.
3) Nabídka služeb (informací).
4) Spokojenost s kvalitou realizovaných služeb (informací) v průběhu realizace zakázky.
5) Spokojenost s plněním termínů realizovaných služeb (informací) v průběhu realizace zakázky.
6) Informovanost zákazníka v průběhu realizace zakázky.
7) Informovanost zákazníka po ukončení zakázky.

- Žadatel má možnost vyplnit Připomínky ze strany zákazníka, případné návrhy ke zlepšení služeb (informovanosti): Co bychom měli dělat pro splnění Vašich očekávání či zlepšení služeb.

Hodnocení dotazníků:
- Dotazníky jsou hodnoceny za celou uzavřenou výzvu
- Výstupy z hodnocení jsou publikovány na webových stránkách leader.posazavi.com.
- Ředitel společnosti zajistí vypořádání připomínek.
- Výstupy společně s vypořádáním připomínek je předneseno na Programovém výboru, Plénu regionu Posázaví, Správní radě i Dozorčí radě.
- Hodnocení zákazníků je prezentováno ve Zpravodaji.
- Hodnocení zákazníků je prezentováno ve Výroční zprávě.

Monitoring projektů v době udržitelnosti projektů

Doba udržitelnosti projektu:
- Doba udržitelnosti projektu je 5 let od podpisu Dohody (do 7. výzvy SPL)
- Datum podpisu Dohody je zadáno do Katalogu projektů
- Doba udržitelnosti projektu je 5 let od podání Žádosti o proplacení výdajů (od 8. výzvy SPL)
- Datum podání Žádosti o proplacení výdajů je zadáno do Katalogu projektů

Provádění monitoringu:
- Kontrola ukončeného projektu je prováděna 1x za rok po dobu udržitelnosti projektu.
- Kontroly projektů budou plánované souhrnně 1x za čtvrtletí.
- O monitoringu v době udržitelnosti projektu bude sepsán protokol.
- Sledované monitorovací indikátory budou zaznamenány do Katalogu projektů

Aktualizováno: červen 2012

Přílohy ke stažení:
Monitoring SPL _6_2012