Získané zkušenosti

Říká se, že zkušenosti jsou nepřenositelné. S tím bude jistě každý souhlasit, ale přesto se pokusme zrealizovat přenos zkušeností z práce a spolupráce získaných v Posázaví.

Čas
To je to nejdůležitější, co je třeba do partnerství investovat. Vždyť vše začíná společným posezením, vytváření přátelské atmosféry. Nejdřív se setkávají dva, tři, čtyři ... Pokud přemýšlíte pouze o schůzích, zasedáních či podobných „úředních“ setkáních, děláte špatně. Brzy zjistíte, že vám chybí přímý kontakt. Je třeba si sednout v pohodě, v příjemném prostředí a povídat si a hádat se a dohodnout se. A to vše stojí čas.

Osobnosti
Vždy je třeba mít tahouny. To jsou ti, kteří zorganizují, dají svůj čas v plen, jsou ochotni vzít na sebe odpovědnost a jsou vždy u stolu, když se o něčem diskutuje. Čím více máte tahounů, tím lépe společný povoz spolupráce jede. Tahouny je třeba si hýčkat a nenechat je osamocené. Oni především musí cítit odměnu, ale také podporu. Bez tahounů to nejde. Z tahounů vytvářejte profesionální tým. Pro každou spolupráci potřebujete obětavce, dobrovolníky. Ti vám pomohou s realizací projektů, ti přinášejí nové nápady, nové postupy a také nové záměry. Bez obětavých dobrovolníků to prostě nejde. A pokud si myslíte, že to zvládnete s úředníky nebo profesionální poradenskou firmou, tak se mýlíte. Pokud do partnerství nezapojíte místní lidi, je to špatné. Mezi osobnosti musíme také počítat despoty, kteří se snaží strhnout vše ve svůj prospěch nebo prosadit své názory, vyhrát každý spor. A těch sporů se v každém partnerství najde mnoho. Na despoty si dejte pozor, protože dokáží partnerství rozkládat. Ti slabší se k nim přidávají, vytváří zájmové skupiny a může dojít k rozkladu. Je třeba despoty zaměstnat, dát jim pocit důležitosti a jedinečnosti, musí mít svůj prostor. Snažte se jejich zájmů využít pro společný cíl. Nesmíte je postavit mimo, je třeba je zapojit. Snílci. Bez vizionářů to nejde. Sice vám někdy přijde, že si vymýšlí, nebo plácají nesmysly, ale dopřejte jim sluchu (pamatujete na Vernea?). Pokud nebudete mít vize, kam to v regionu dotáhnout, budete stagnovat a přestanete se vyvíjet. Samozřejmě každá vize musí mít základ v současnosti, a tak se ji snažte v široké diskuzi korigovat, ale nezatracujte ji.

Je třeba vytvořit tým. A pamatujte – parta kamarádů nestačí, i když může být prvopočátkem. Osobnosti máte kolem sebe, jen jim dejte příležitost. Snažte se je i vychovávat a veďte je k zodpovědnosti. A za úspěch jim nezapomeňte poděkovat a pochválit je.

Vyváženost partnerů
 Samotný princip partnerství je založený na vyváženosti a rovném přístupu. Všichni v regionu musí mít v přístupu ke spolupráci stejné startovní podmínky. Každý musí mít stejnou možnost přístupu k informacím o principech spolupráce, o strategiích a vizích, kterých chcete pomocí partnerství docílit. Pokud již v počátku dojde k tomu, že se potencionální partner cítí diskriminovaný, máte velkou šanci si připravit v budoucnosti velké problémy. Průhlednost je velmi důležitá. V dílčích oblastech (např. příspěvcích) lze nastavit princip solidarity, ale je třeba ho udržet v rozumných mezích. Solidarita není rovnoprávnost, ale pomoc silnějších těm slabším, nebo také movitějších chudším.

Pestrost partnerů
S ohledem na metodu Leader, ale také na prostý princip zastoupení všech zájmových skupin, se snažte oslovit co nejširší spektrum aktivních partnerů. Jejich pestrost oslabuje vlivy lobbistů, filtruje ultimativní postoje, eliminuje „povstání a revoluce“ a nutí vás uvažovat o pozicích a zájmech širokého spektra obyvatel. K partnerství je potřeba přilákat jak zástupce veřejného sektoru (obce, města, svazky obcí, státem zřízené orgány a organizace), tak soukromého sektoru (podnikatele, neziskové organizace). Některé podklady hovořící o metodě Leader požadují více jak 50 % zastoupení soukromého sektoru, veřejný sektor má tedy menšinu při rozhodování. Některé podklady uvádějí dokonce jen třetinové zastoupení veřejného sektoru, třetinové podnikatelů a třetinové neziskových organizací. Požadavky na neziskové organizace jsou pak ještě rozčleněny na ty, které jsou zaměřeny na sociální sféru, na ochranu přírody nebo na práci s dětmi. I u podnikatelů je žádoucí zastoupení různých oblastí.
Z výše uvedených požadavků vyplývá, že je žádoucí oslovit různé skupiny. I z našich zkušeností je zřejmé, že je přínosem, když do rozvoje regionu mluví lidé s různými zkušenostmi, vědomostmi a zaměřením.
A mimochodem, menšinové zastoupení veřejné sféry je vhodné i pro eliminaci ohrožení změnou politických stran po volbách. U neziskových organizací a podnikatelů k takovým povolebním kotrmelcům dochází jen velmi zřídka.

Pěstovat si následníky
Nikdo neví, kdy bude muset přestat „táhnout“ z různých závažných důvodů. Ale organizace nemůže zabrzdit, přestat plnit termíny, protože „jede“ v dlouhodobých projektech.  Snažte se do procesů rozvoje začleňovat mladé lidi a studenty. Spolupráce se středními školami v regionu vám přinese novou krev, a také nové nápady a požadavky. Určitě se mezi jejich žáky nebo učiteli najde alespoň jeden aktivní člověk, který se k vám přidá nejprve jako dobrovolník a posléze třeba jako člen výkonného týmu. I vedení – správní a dozorčí radu, programový výbor nebo podobné orgány – je nutno z ozdravných důvodů obměňovat, jinak hrozí konzervace myšlení a ustrnutí celého procesu. Přípravou nových „funkcionářů“ je dostatečná informovanost o procesech, které v regionu probíhají, a o strukturách, které to vše řídí a organizují. Je nutné široce a do hloubky informovat o všech postupech, které v regionu aplikujete. Bez tohoto základního vzdělání o spolupráci a partnerství v regionu bude těžké zajišťovat nové osobnosti ochotné se angažovat. Nevyměňujte ovšem vizionáře, přestaňte je ale zatěžovat zajišťováním výkonů.

Zdroje informací
 V každém regionu dnes existují koncepční materiály (územní plány, rozvojové plány, strategie mikroregionů ...), ze kterých lze při plánování rozvoje vycházet. Ušetříte tím mnoho času a finančních prostředků. Neopomeňte plány jednotlivých partnerů. Je třeba brát také ohled na vyšší stupně strategie a pokud je nechcete akceptovat, tak se zaměřte na jejich změnu, která akceptuje vaše požadavky.

Vize a strategie
Krátký sprint s jednou aktivitou nedává šance přežít přespolní běh v méně příznivém období, je třeba si v regionu stanovit cíle, kterých chcete dosáhnout. Jistě jste se setkali s pojmy komunitní plánování, stanovení priorit a dalšími. Oprostěte se od odporu k těmto pojmům a zaměřte se na jejich význam.

V první fázi partnerské spolupráce stačí stanovení krátkodobých cílů (např. vytvoření pracovní skupiny, uspořádání setkání nebo realizace drobného projektu). I o tomto cíli je dobré diskutovat a hlavně si stanovit jasný postup, na kterém se všichni shodnou. Je dobré se vyhýbat rozhodování formou hlasování, vždy je lepší najít při řešení vzájemnou dohodu.

Druhá fáze partnerské spolupráce je již založená na společném plánování a nastavení jasných postupů. Je dobré se zabývat také střednědobým plánováním – tedy plánováním v horizontu zhruba pěti let. Pro tuto přípravu již použijte zásady komunitního plánovaní, jehož cílem je získání široké podpory připravovanému postupu. Důležitou osobou komunitního plánování je facilitátor. Zde zvažte, zda má být z regionu nebo externí. U nás se osvědčila spolupráce s externími facilitátory, kteří jsou odborně na výši a nejsou přímo zainteresováni do výsledků jednání. Odborné postupy vás pak přivedou k jasným výsledkům, které musí vzejít ze setkání, kterých se účastnili všichni aktivní partneři z regionu. Při přípravě těchto setkání dbejte na širokou informovanost všech skupin. Při zanedbání tohoto principu budete obviněni z neobjektivnosti a zatajování, tomu se snažte zabránit. Nějaká ta pozvánka navíc vás finančně nezničí. Také inzerce v místních periodicích je dobrým postupem, jak dostat informace o konání plánování mezi lidi.

Prvním stupněm přípravy strategie je definování současného stavu v regionu ve všech oblastech, včetně stavu partnerské spolupráce. Na základě této analýzy historie a současnosti pak lze začít připravovat vše další.
V pozvánkách nestrašte účastníky cizími slovy jako strategie, vize apod. Jistě jim bude vyhovovat, když přijdou na přátelské neformální setkání, při kterém mohou vyjádřit své požadavky a názory. A pokud přidáte slib, že žádný z těchto názorů nezůstane opominut, jistě jich dorazí dostatečný počet. Jestliže je pak facilitátor dostatečně poutavý a pomůže účastníkům v prezentaci  jejich vlastních požadavků, máte z poloviny vyhráno. Druhou polovinou úspěchu je zapracování všech podkladů do písemné podoby strategie a stanovení realistických cílů.

Krátkodobé cíle by měly být lehce dosažitelné. Není totiž nic horšího než nesplnění alespoň základních požadavků. Měly by ovšem také znamenat určitý posun. Cíle tedy nemohou být dosaženy zase moc lehce. Kladné výsledky jsou tím nejlepším, co pomáhá prohlubování spolupráce.

Všechny stupně strategie musí být definovány jednoznačně a konkrétně - včetně stanovení časových horizontů, ve kterých bude jednotlivých kroků dosaženo.
Pamatujte, že při plánování připravujete schody, po kterých budete stoupat při realizaci vašich projektů a partnerství je zábradlí, kterého se při realizaci projektů můžete podržet. Schody musí být pevné a neklouzavé a zábradlí se musí udržovat, abyste se nezřítili.

Příležitost přeje připraveným
Mějte stále připravené další plány a aktivity v šuplíku pro případ optimistického vývoje (objeví nová dotace), ale i pro případ, že se „nezadaří“ (když vám nevyjde očekávaná dotace). Je třeba mít plán přežití pro dobu, kdy nebudete moci financovat svou činnost za spoluúčasti některého z projektů a vše bude na vašich příjmech.

Silné subjekty – opora v krizi
Krize přicházejí a odcházejí, ale silní partneři zůstávají. A je jedno, jestli jsou tím silným subjektem obce nebo svazky obcí, podnikatelé nebo neziskovky.

Spolupráce  s odborníky
Na odborné věci si najděte odborníky. Jistě je najdete i mezi partnery. A pokud tam některá z profesí nebude (právníci, finanční a daňoví poradci), je dobré si je najmout. Jsou oblasti činností, ve kterých se amatérismus nevyplácí.
Druhou stranou mince je zbytečné najímání poradenských firem na základní věci, jako plánování nebo dokonce stanovení priorit v regionu. V těchto oblastech vždy spoléhejte na své znalosti regionu. Žádná externí firma nemá vaše informace, a když si v závěru práce spočítáte, kolik jste s firmou strávili času a zhodnotíte jejich informace s ohledem na vaše vstupy, možná se budete divit. Zřejmě budou převažovat vaše data, která firma pouze administrativně zpracovala.

Informační kanály
 Je potřeba mít vytvořeny cesty pro informace. A ty cesty musí být obousměrné. Nejlépe je vybudovat informační dálnici, musí být rychlá, spolehlivá a bezpečná.  Na výběr máte různé možnosti – webové stránky, síť koordinátorů nebo projektových manažerů, vlastní tiskoviny i veřejná média, dotazníková nebo tazatelská šetření.

Webové stránky jsou ideálním způsobem jak publikovat široké spektrum informací o své činnosti, o strategii i projektech, které realizujete. Doporučujeme jejich vytvoření některým z redakčních systémů pro zajištění rychlosti plnění bez nutnosti zaměstnání počítačových expertů. Prvotní investice se vám vrátí na minimálních provozních nákladech. Stránky lze rozdělit na veřejnou a interní část, která může být přístupná po zadání hesla. Veřejná část musí obsahovat veškeré informace o struktuře vaší organizace, o základních dokumentech a všem dalším, co se rozhodnete zveřejnit. Pokud je spojíte i s kalendářem akcí či aktualitami v regionu, zajistíte si tak vyšší návštěvnost především lidí z regionu. Nám se vyplatilo spojit stránky s oblastí cestovního ruchu. Na webu nezapomeňte na diskusní fórum a dotazy a odpovědi pro zajištění částečné zpětné vazby.

Koordinátoři, nebo chcete-li projektoví manažeři, jsou důležitými styčnými pracovníky v místě, kde působí. Měli by mít znalosti v oblasti facilitace, které využijí pro jednání v rámci místních setkání. Důležitou informační složkou jsou informační centra, které sice plní prioritně informační službu v oblasti cestovního ruchu, ale mohou vám pomoci s distribucí informací v místě jejich působnosti. Cílem je pak doplnění činnosti infocentra na kontaktní místo, kde bude možné získat kompletní informace o dění v oblasti rozvoje regionu. Pro informování občanů lze využít vydávaných obecních zpravodajů a také místních periodik, kde vám rádi otisknou vaše tiskové zprávy či reportáže. Dalším stupněm zajištění informačního toku je vydávání vlastního periodika či zpravodaje. Tato oblast je již samozřejmě náročná na pracovní síly.

Dotazníková a tazatelská šetření. Zde je třeba odlišit rozdání dotazníků do rodin od aktivního statistického šetření formou tazatelů. Dotazníky vám vyplní aktivní či nespokojení a jejich relevance není návazná na ostatní hlediska průzkumu. Tazatelská šetření by měla brát ohled na strukturu lidí, které bude oslovovat. Měly by být osloveny všechny skupiny obyvatel. Tazatelské šetření je ovšem časově i finančně náročnější.

Inovace myšlenek
 Pro obohacení vlastních zkušeností je dobré stále sledovat dění v regionu, změnu potřeb a požadavků, názory lidí, ale také vývoj již zrealizovaných projektů. Důležité je také znát společenské i vývojové trendy ve státě i v Evropě. Jedním slovem nezakrnět.

Zpětná vazba
 Komunikace s partnery za účelem zjištění ohlasů a názorů na vlastní činnost je nesmírně důležitá. Zamezíte tím opakování vlastních chyb. Chybami se sice člověk učí, ale jenom hlupák se učí pouze ze svých chyb. Dělejte si průzkumy, statistiky, stanovte si indikátory, které budete hodnotit (počet realizivaných projektů, počet aktivních partnerů apod.)
Jde tedy o reflexi mezi partnery, mezi jednotlivými orgány vaší organizace, mezi obcemi i mezi výkonnou vrstvou manažerů.  Velmi důležitý je monitoring ohlasů veřejnosti.

Kritický klub
Dopřejte prostor kritikům. Vyplatí se setkávat i s kritiky. Nejlépe je pořádat pravidelná setkání s těmi, kteří nemají stejný názor. Pojmenování problémů a jejich projednání u kulatého stolu je jedinečným způsobem jak předejít krizím. Je lépe absolvovat řízenou hádku než nechat prostor tichému šeptání v pozadí. I zde ovšem platí, že, co je psáno, je dáno. Proto doporučujeme i z podobných setkání, při kterých se řeší problematické oblasti, pořizovat písemné zápisy a ty následně publikovat. Mnohdy to ušetří opakované řešení stejného problému.

Krizový štáb
Je dobré mít vypracované obranné mechanismy proti vnitřní destrukci. Ne každý vydrží dlouhodobou spolupráci. Jednoznačně stanovte rozhodovací úrovně pro případ krize. Jde vlastně o stanovení krizové komunikace rozhodujících orgánů. Pro nastavení systému je dobré mít stanovené postupy v případě časové tísně. Tyto postupy nechte odsouhlasit všechny partnery, nebo ještě lépe vybudujte je na základě komunitního plánování.

Centrum
Váš tým musí mít sídlo. Prvním předpokladem je volba dobré dostupnosti všemi typy dopravních prostředků – ne každý má k dispozici auto. Při volbě vhodného místa je dobré nejdříve oslovit partnery, zda nějakým prostorem náhodou nedisponují. Je třeba uvažovat nad tím, že je třeba se někde scházet, pořádat plánovací setkání, a také někde pracovat. V centru musí být k dispozici všechny strategické dokumenty, které byly zpracovány, a to nejen v regionu.

Vícezdrojové financování
 Pokud hrazení nákladů vzniklých na základě vaší činnosti postavíte pouze na jednom finančním zdroji je to nejlepší cesta k zániku. Je známo mnoho případů, kdy byla celá organizační struktura hrazena pouze z dotace a po jejím ukončení najednou chyběly finance. A nikdo je nechtěl dát: „Vždyť loni jsme přece nic platit nemuseli!“

Základním kamenem každého financování jsou platby členů nebo partnerů, zde důležité upozornění: „Nevyplácí se být hned na začátku benevoletní“. V prvopočátku našeho partnerství si jednotliví aktéři projednali své vlastní platby a nastavili tak způsob plateb  pro další přistupující organizace. Důležitým argumentem byl fakt, že nízké příspěvky nemotivují k vlastní aktivitě. Obzvláště podnikatelé formulovali svůj přístup tak, že nízký příspěvěk v řádu stokorun je pro ně zanedbatelný a nebude je nijak tlačit k tomu, aby si celý systém partnerství kontrolovali a aktivně do něj vstupovali.

Celý systém byl postaven na poskytování služeb. Příspěvek tedy není platbou za členství, ale platbou za poskytnuté služby. A platí za ně všichni včetně neziskových organizacích, u kterých se pak překvapivě všichni shodli na desetinové platbě oproti obcím a podnikatelům. Ale za to od nich vyžadujeme více aktivity.

Dalším důležitým zdrojem financování jsou samozřejmě přijaté dotace. I u nich je třeba hledat různé oblasti, které na sobě nejsou závislé. Jen je třeba si dávat pozor na jejich vyúčtovávání při souběhu dotací v jednom roce. Granty a dotace poskytuje nejenom stát a Evropská unie, ale také krajský úřad nebo i různé nadace a fondy.  Možností je mnoho. Jen se uchraňte získání dotace pro peníze samé. Daný projekt musí mít vždy smysl v regionu realizovat. Měl by tedy vycházet z naplánovaných potřeb a cílů.

Neméně důležitým zdrojem příjmů je vlastní činnost organizace, ta musí vycházet ze základních dokumentů organizace. Již při jejich vytváření je třeba se zamyslet, jakou činností se budete živit a tuto oblast zapracovat do hlavních nebo doplňkových činností. Pro ně si pak nechte vystavit živnostenský list, bez něj se špatně fakturuje. Mezi nejčastější činnosti bude jistě patřit poradenská činnost a zpracovávání projektů.
Stabilní rozložení příjmů vám zajistí stabilní rozvoj. A i přes veškeré těžkosti s penězmi se vám bude dařit fugovat dle přání vás i partnerů. I na sestavení příjmových možností je dobré si s partnery sednout a diskutovat. Víc hlav víc ví.

Politické svody
Ano či ne? Dle našich zkušeností nepolitický přístup dává šanci na delší rozvoj a není nutné měnit strategické plány dle usnesení politických stran. Není nutné ani dělat politikům stafáž do volebních kampaní. Ale není vlastně naše vlastní činnost také realizací určité politiky? Politiky rozvoje regionu? Politickou sféru nelze bohužel pominout už proto, že na ni často narážíme nebo se jí snažíme využít. A není to problém jen České republiky, obecně ho lze vysledovat i v ostatních státech Evropské unie. Jde jenom o to, jak nastavíte své postoje vůči polickým stranám, zda politické strany pochopí, že vaše činnost je v regionu velmi důležitá, a zda ji ve svých plánech podpoří. Vaše organizace by však měla být nezávislá.

Image
Pokud se vám vše daří, máte dobrou pověst. Jednoduše se to řekne. Je třeba hlídat si partnery i zaměstnance, aby nepodléhali korupčním svodům, aby nedošlo k finančním zpronevěrám, aby aby aby. Těch aby by mohlo být tisíce. Nikdy se vám vše nepodaří ohlídat. Důležité ovšem je chápání vaší organizace jako všeobecně důvěryhodné a průhledné. Pokud sami o sobě na základě interních kontrol zveřejníte určité problematické oblasti, a dáte o nich partnerům vědět včas, je to vždy lepší než vše tutlat. Ztrátu důvěry nikdy nenahradíte. Důvěra ve spolehlivost vaší organizace je tou největší devizou, kterou si musíte chránit. Ztratíte-li kredit důvěryhodnosti, ať již dovnitř či navenek, partnerství se rozpadne a nic už se nedá realizovat. Bez lidí „dole“ to prostě nejde.

Jsou samozřejmě další oblasti image, které je třeba pěstovat jako vzácnou květinku – prezentace, propagace, jednotný grafický design materiálů, nebo jak ještě jinak by to vše šlo pojmenovat. Je to otisk vaší identity, kterou zanecháte v paměti veřejnosti. Zde se vyplatí jednotnost a dlouhodobost. Pokud budete často měnit logo a barvy, které používáte při své prezentaci, bude mít veřejnost problémy s vaší identifikací. Vyplatí se sjednocení „pracovních uniforem“ zaměstnanců, jejich vizitek a třeba služebních vozidel. Hned po příjezdu pak každý pozná, že jste to právě vy.
Vytváření image je ovšem běh na dlouhou trať. Pracuje se na ní kousek po kousku.