Expériences gagnées

On dit que les expériences ne sont pas transmissibles. Chacun sera certainement d’accord là-dessus, cependant essayons de réaliser une transmission des expériences avec le travail et avec la coopération acquises dans la région de Posázaví.

Temps
C’est la chose la plus importante laquelle il faut investir dans le partenariat. En effet, tout commence par une rencontre mutuelle, on crée une ambiance amicale. Tout d’abord, deux personnes rencontres, puis trois, quatre... Si vous ne réfléchissez que lors de réunions, de sessions ou d’autres rencontres « officielles », vous avez tort. Bientôt, vous allez constater que vous manquez le contact direct. Il faut se mettre à l’aise, se rencontrer dans une ambiance agréable et parler et se disputer et trouver un accord. Et pour tout cela, il faut investir son temps.

Personnalités
 Toujours, il faut avoir des abatteurs de besogne. Ce sont ceux qui se chargent de l’organisation, qui donnent leur temps à disposition, qui vont assumer volontiers la responsabilité et qui sont toujours là quand on discute quelque chose. Plus d’abatteurs de besogne vous avez, mieux la coopération marche. Les abatteurs de besogne, il faut les gâter et ne pas les laisser seuls. Ce sont eux surtout qui doivent ressentir une récompense mais surtout du soutien. Sans leaders, cela ne marche pas. Créez une équipe professionnelle des abatteurs de besogne.

Pour chaque travail, vous avez besoin de volontaires, de gens pleins d’abnégation. Eux, ils vont vous aider à réaliser les projets, eux, ils apportent de nouvelles idées, de nouveaux procédés et de novueaux objectifs. Tout simplement, sans volontaires pleins d’abnégation cela ne marche pas. Et si vous croyez que vous y arriverez avec des employés d’administrations ou bien avec un cabinet de conseil professionnel, vous vous trompez. Si vous n’intégrez pas les gens de la région, c’est mauvais.

Parmi les personnalités, il faut y compter également les despotes, qui essaient de tirer de tout leur profit à eux et d’imposer leurs opinions, de sortir vainqueurs de chaque conflit. Et des conflits, on en trouve toujours beaucoup dans chaque partenariat. Faites attention aux despotes parce qu’ils arrivent facilement à décomposer un partenariat. Les personnes faibles viennent se joindre à eux, on crée des groupes d’intérêts communs et une décomposition peut avoir lieu. Il faut occuper les despotes, leur donner un sentiment d’importance et de particularité, ils doivent avoir de l’espace à eux. Essayer de profiter de leurs intérêts en vue de l’objectif commun. Il ne faut absolument pas les mettre à part, il faut les intégrer.

Rêveurs. Sans visionnaires, cela ne marche non plus. Quelque fois, vous avez l’impression qu’ils inventent ou disent n’importe quoi, c’est vrai, mais prêtez-leur l’oreille (souvenez-vous de Verne). Si vous manquez la vision sur les objectifs à atteindre dans la région, vous resterez sur place et vous ne continuerez plus à se développer. Bien sûr, chauque vision doit avoir sa base dans l’actualité, alors essayer de la corriger dans une discussion large mais ne la rejetez pas.

Il faut créer une équipe. Et n’oubliez pas – une bande de copains ne suffit pas, même si elle peut représenter le début. Il y a des personnalités autour de vous, vous n’avez qu’à leur offrir l’occasion. Essayez de les éduquer et poussez-les à la responsabilité. N’oubliez pas de les remercier du succès et de les complimenter.

Equilibre au niveau des partenaires
Le principe même de partenariat est basé sur un équilibre et sur une possibilité d’adhésion égale. En ce qui concerne la possibilité d’adhésion au partenariat, tout le monde doit avoir les mêmes conditions de départ. Tout le monde doit avoir la même possibilité d’accès aux informations sur les principes de la coopération, sur les stratégies et sur les visions à atteindre à l’aide du partenariat. S’il arrive qu’un partenaire potentiel se sent discriminé tout au début, vous avez une grande chance de se heurter à de graves problèmes dans l’avenir. Ce qui est très important, c’est la transparence. Dans certains domaines (contribution par exemple), il est possible d’établir le principe de solidarité mais il faut le maintenir dans des bornes raisonnables. La solidarité, ce n’est pas l’égalité mais une aide des plus forts à ceux plus faibles, ou bien des plus riches aux plus pauvres.

Hétérogénéité au niveau des partenaires
Vu la méthode Leader mais aussi le principe simple de représentation de tous les groupes d’intérêts communs, essayez de vous adresser à un spèctre de partenaires actifs le plus large possible. Leur hétérogénéité affaiblit les influences des lobbies, filtre les attitudes ultimatives, élimine « les soulèvements et les révolutions » et nous force à envisager les positions et les intérêts d’un spèctre large de population. Il faut attirer au partenariat des représentants du secteur public (communes, villes, unions de communes, organes et organisations constitués par l’Etat) ainsi que du secteur privé (entrepreneurs, organisations à buts non lucratifs). Il y a des documents traitant la méthode Leader qui demandent une représentation du secteur privé de plus 50%, le secteur publique a alors une minorité lors de décisions. Certains documents mentionnent même une représentation d’un tiers du secteur public, d’un tiers des entrepreneurs et d’un tiers des organisations à buts non lucratifs. Les critères concernant les organisations à buts non lucratifs sont par la suite divisées d’après leur orientantion en celles orientées sur le secteur social, sur la protection de la nature ou sur le travail avec les enfants. En ce qui concerne les entrepreneurs, la représentation de domaines divers est souhaitable.

Les exigeances mentionnées ci-dessus mettent en évidence qu’il est souhaitable de s’adresser à des groupes divers. Nos expériences, elles aussi, confirment que c’est un apport quand des gens avec des expériences, connaissances et orientations diverses ont leur mot à dire quant au développement de la région.

A propos, une représentation minoritaire du secteur public sert aussi à éliminer les dangers issus d’un changement possible de partis politiques après les élections. Quant aux organisations à buts non lucratifs et entrepreneurs, on ne constate que très rarement ce type de bouleversements d’après-élections.

Elever ses successeurs
 Personne ne sait où il sera obligé de finir de « tirer » pour des raisons graves diverses. Cependant, l’organisation ne peut pas freiner, arrêter de respecter les délais, étant donné qu’elle participe à des projets de long terme. Faites des efforts pour engager les jeunes et les étudiants dans les processus de développement. La coopération avec les lycées de la région vous apportera du « sang frais » ainsi que de nouvelles idées et critères. Parmi leurs élèves ou professeurs, on trouvera certainement au moins une personne active qui viendra se joindre à vous en tant que volontaire au début et, plus tard, comme membre du comité exécutif peut-être.

Même la direction – conseil d’administration et de surveillance, comité de programme ou des organes pareils – il faut la modifier pour des raisons d’assainissement, sinon on risque une conservation de l’esprit et une sclérose de tout le processus. Pour préparer de nouveaux « cadres », il faut informer suffisament des processus lancés dans la région et des structures qui dirigent et organisent tout cela. Il faut fournir des informations larges et profondes sur toutes les démarches appliquées dans la région. Il sera très difficile d’assurer de nouvelles personnalités prêtes à s’engager.

Cependant, n’échangez pas les visionnaires mais arrêtez de les charger de la réalisation.

Sources d’informations
Dans chaque région, il y a aujourd’hui des documents de conception (plans territoriaux, projets de développement, stratégies de micro-régions...) à partir desquels il est possible d’envisager les projets de développement. Vous économiserez ainsi beaucoup de temps et de moyens financiers. N’oubliez pas les projets des différents partenaires. Egalement, il faut avoir en vue les stratégies de niveaux plus élevés et si vous ne voulez pas les accepter, concentrez vous sur leur changement qui reflètera vos exigeances.

Visions et stratégies
Un sprint court avec une seule activité ne laisse pas la chance de survivre une course cross-country pendant un temps moins favorable, il faut fixer les objectifs à atteindre dans la région. Certainement vous avez déjà rencontré les notions comme par exemple planning communautaire, détermination de priorités et d’autres encore. Débarassez-vous de l’aversion vis-à-vis de ces notions et concentrez-vous sur leur signification.

Au cours de la première étape d’une coopération de partenariat, il suffira de fixer des objectifs de courte durée (par exemple création du groupe de travail, organisation d’une rencontre ou bien réalisation d’un petit projet). Même en ce cas-là, il est bien de discuter l’objectif et surtout de déterminer clairement les démarches à prendre sur lesquelles tout le monde sera d’accord. Il est bien d’éviter les décisions sous la forme d’unvote, il est préférable toujours de trouver une solution par l’intermédiaire d’un accord commun.

La deuxième étape d’une coopération de partenariat est déjà basée sur un planning commun et sur une détermination claire des démarches à prendre. Il est bien de s’occuper d’un planning de durée moyenne – cela veut dire d’un planning avec à l’échelle de cinq ans environ. Pour cette préparation, appliquez déjà les principes du planning communautaire dont le but est de gagner un soutien large pour les démarches envisagées. Une personne importante du planning communautaire, c’est le facilitateur. A ce moment-là réféchissez si cela devrait être quelqu’un venant de la région ou bien quelqu’un de l’extérieur. Chez nous, c’est la coopération avec des facilitateurs externes qui a fait ses preuves, étant donné que ceux-ci ont une qualification de haut niveau et ne sont pas intéressés directement quant aux résultats des négociations. Des procédés spéciaux vous conduiront ainsi à des résultats clairs qui devront sortir de réunions à laquelle tous les partenaires actifs de la région ont assisté. Lors de l’organisation de ces rencontres, veillez à ce que tous les groupes soient bien informés. En négligeant ce principe, vous serez accusé de manque d’objectivité et de dissimulation, essayez de l’empêcher. Une ou plusieurs invitations en plus ne vont pas vous ruiner. Les annonces dans les périodiques locaux représentent, elles aussi, une bonne manière de diffuser les informations sur la réunion de planning parmi les gens.

Le premier degré de la mise en place d’une stratégie, c’est la définition de l’état actuel de la région dans tous les domaines, y compris l’état de la coopération de partenariat. A la base de cette analyse du passé et de l’époque actuelle, on pourra commencer à préparer les autres choses.

Dans les invitations, ne faites pas peur aux participants avec des mots étrangers comme stratégie, vision etc. Il leur conviendra certainement s’ils arrivent à une rencontre amicale et informelle pendant laquelle ils pourront exprimer leurs exigeances et opinions. Et si vous ajoutez la promesse qu’aucune de ces opinions ne sera pas oubliée, ils viendront sans doute en nombre suffisant. Et après, si le facilitateur est assez captivant et aide les participants à présenter leurs exigeances, vous avez moitié gagné. La deuxième moitié du succès, c’est l’incorporation de tous les documents dans la version écrite de la stratégie et la détermination d’objectifs réalistes.

Les objectifs à court terme devrait être faciles à atteindre. En effet, il n’y a rien de pire que le non accomplissement des revendications de base. Cependant, ils devraient représenter également un pas en avant. Donc les objectifs ne devraient pas être atteints trop facilement. Des résultats positifs, c’est ce qui aide à approfondir la coopération le miex.

Tous les niveaux de la coopération doivent être clairement et concrètement définis – y compris la détermination des délais dans lesquels les différentes démarches seront réalisées.

N’oubliez pas que lors du planning, vous préparez des marches sur lesquelles vous allez monter lors de la réalisation de vos projets et le partenariat, c’est la balustrade que vous pourrez tenir lors de la réalisation de vos projets. Il faut que les marches soient solides, qu’elles ne glissent pas et que la balustrade soit entretenue afin que vous ne tombiez pas.

L’occasion sourit aux prêts
Ayez toujours de nouveaux projets prêts et des activités au fond de votre tiroir pour le cas d’une évolution optimiste (une nouvelle subvention apparaît) mais aussi pour le cas que les choses ne marchent pas bien (une subvention prévue n’arrive pas). Il faut avoir un plan de survie pour une période où vous ne pourrez pas financer vos activités avec la participation de l’un des projets et tout dépendra de vos revenus.

Eléments forts – un appui en temps de crise
Les crises apparaissent et disparaissent mais les partenaires forts restent. Peu importe si ce sont des communes ou des unions de communes, des entrepreneurs ou des organisations à buts non lucratifs qui représentent cet élément fort.

Coopération avec les spécialistes
Trouvez des spécialistes pour les choses spécialisées. Certainement, vous en trouverez quelques-uns parmi vos partenaires. S’il y a une profession qui manque (avocats, conseillers financiers et fiscaux), il est préférable de l’engager. Il y a des domaines d’activité où l’amateurisme ne paie pas.

Par contre, il est inutile d’engager un cabinet de conseil pour les questions de base, comme par exemple pour le planning ou bien même pour la détermination des priorités dans la région. Dans ces domaines-là, fiez-vous de vos connaissances de la région. Il n’y a pas d’organisme externe qui ait vos informations et si vous calculez, le travail une fois terminé, combien de temps vous avez passé avec la firme et si vous évaluez leurs informations par rapport à celles que vous avez fournies au début, vous serez peut-être surpris. Pour la plupart, ce seront probablement vos données que la firme a seulement traitées au niveau administratif.

Canaux d’information
Il faut mettre en place des voies pour les informations. Et ces voies-là doivent être dans les deux sens. Le mieux, c’est de construire une autoroute d’information qui doit être rapide, fiable et sûre. Vous pouvez choisir entre plusieurs possibilités – sites web, réseau de coordinateurs ou de managers de projet, votre propre presse et médias publics, sondage à la base de questionnaires ou d’interrogation.

Un site web représente une manière idéale de publier un spèctre large d’informations sur vos activités, sur votre stratégie et sur les projets que vous réalisez. Nous recommandons de le créer en utilisant un des systèmes de rédaction afin d’assurer une réalisation rapide sans être obligé d’engager des informaticiens. Vous récupererez le premier investissement grâce aux frais d’exploitation minimum. Il est possible de diviser le site en partie publique et interne qui ne sera accessible qu’après la saisie d’un mot de passe. La partie publique doit contenir toutes les informations sur la structure de votre organisation, sur les documents essentiels et d’autres informations que vous décidez de publier. En les reliant avec un calendrier d’actions ou bien avec les actualités de la région, vous obtiendrez un nombre de visites plus élevé surtout de la part des habitants de la région. Pour nous, il a été payant de relier le site avec le domaine du tourisme. N’oubliez pas un forum de discussion et les questions réponses pour assurer un couplage rétroactif partiel.

Les coordinateurs, ou bien si vous voulez les managers de projet, représentent des employés de liaison importants à l’endroit de leurs activités. Ils devraient avoir des connaissances du domaine de la facilitation dont ils profiteront lors des négociations dans le cadre des rencontres locales.

Un autre élément d’information, ce sont les offices de tourisme qui fournissent, il est vrai, en priorité des services d’information dans le domaine du tourisme mais ils peuvent vous aider à diffuser des informations là où ils se trouvent. L’objectif, c’est d’élargir les activités de l’office du tourisme en ajoutant la fonction d’un point de contact où il serait possible d’obtenir des informations amples sur ce qui se passe dans la région au niveau du développement. Pour informer les habitants, il est possible de profiter des bulletins d’informations municipaux ainsi que des périodiques locaux où on publiera avec plaisir vos communications ou reportages. Le degré suivant de la mise en oeuvre d’un système de circulation des informations, c’est l’impression d’un périodique ou d’un bulletin. Bien sûr, ce domaine-là est exigeant en ce qui concerne les effectifs.

Des sondages à la base de questionnaires ou d’interrogation. Il faut distinguer une distribution de questionnaires chez les familles d’un sondage statistique actif en utilisant des questionneurs. Ce sont les actifs ou bien les mécontents qui vont remplir les questionnaires et leur pertinence ne renoue pas avec les autres points de vue du sondage. Un sondage sous forme d’une interrogation devrait prendre en considération la structure du groupe des intérrogés. On devrait s’adresser à toutes les catégories de la population. Cependant, un sondage sous forme d’une interrogation est plus exigeant en ce qui concerne le temps et les finances.

Innovation des idées
Pour enrichir nos propres expériences il est bien de suivre sans cesse ce qui se passe dans la région, les changements de besoins et de demandes, les opinions des gens ainsi que l’évolution des projets déjà réalisés. Egalement, il est important de connaître les tendances d’évolution dans l’Etat et en Europe. En bref, ne pas prendre de retard.

Couplage rétroactif
La communication avec les partenaires ayant pour but de connaître les réactions et les opinions concernant nos activités est très importante. Ainsi, vous éviterez de répétez vos propres erreurs. C’est à force de faire des erreurs qu’on apprend, c’est vrai, mais un idiot seulement n’apprend qu’à partir de ses propres erreurs. Faites des sondages, des statistiques, fixez des indicateurs que vous allez évaluer (nombre de projets réalisés, nombre de partenaires actifs etc.).

Il s’agit donc d’une réfléxion entre les partenaires, entre les organes séparés de votre organisation, entre les communes et entre la couche des managers exécutifs. Un monitoring des réactions du public est très important.

Club critique
Donnez de l’espace aux critiques. Il est payant de rencontrer même des critiques. Le mieux, c’est d’organiser des rencontres régulières avec ceux qui ne sont pas du même avis. Appeler les problèmes et les discuter autour d’une table ronde, c’est une manière unique d’éviter les crises. Il est préférable d’assister à une dispute dirigée que de laisser de l’espace aux bruits et aux rumeurs dans la coulisse. Mais là encore, il est valable que ce qui est écrit est écrit. C’est pourquoi nous recommandons de dresser un procès-verbal de toutes les rencontres de ce type où on traite des questions problématiques et de le publier par la suite. Souvent, cela empêche de traiter le même problème à plusieurs reprises.

Cellule de crise
Il est bien d’élaborer des méchanismes de protection contre la déstruction intérieure. Pas chacun supporte une coopération de longue durée. Déterminez clairement les niveaux de décision pour le cas d’une crise. En fait, il s’agit de déterminer une communication de crise au niveau des organes décisifs. Pour la mise au point du système, il est bien d’avoir des procédés fixés pour le cas de pression de temps. Faites approuver ces procédés par tous les partenaires ou encore mieux, créez-les à la base du planning communautaire.

Centre
Votre équipe doit disposer d’un siège. La première condition, c’est le choix d’une bonne accessibilité par tous les types de moyens de transport – pas chacun dispose d’une voiture. Lors du choix d’un endroit convenable il est bien de s’adresser en premier lieu aux partenaires pour savoir s’ils ne disposent pas par hasard de locaux. Il faut avoir en vue que l’on a besoin d’un endroit pour se réunir, pour organiser des rencontres de planning et aussi pour travailler. Il faut que tous les documents stratégiques élaborés, ce non seulement dans la région, y soient disponibles.

Financement à partir de plusieurs sources
Si vous ne basez le remboursement des frais apparus à la base de vos activités que sur une source financière, c’est la meilleure voie vers la disparition. On connaît beaucoup de cas où toute la structure d’organisation n’était remboursée qu’à partir d’une subvention et après sa fin, on a constaté tout à coup un manque de finances. Et personne ne voulait les fournir : « L’année dernière, on n’a dû rien payer ! »

La première pierre de chaque financement, ce sont les paiements de la part des membres ou des partenaires, là un avertissement important : « Il ne paie pas d’être indulgent au début ». Au début de notre partenariat, les acteurs séparés ont discuté leurs paiements à eux et ont ainsi réglé le moyen de paiement pour les organisations suivantes adhérant. Un argument important, c’était le fait que des contributions peu élevées ne suscitent pas l’activité. Surtout les entrepreneurs ont expliqué leur attitude en disant qu’une contribution peu élevée de quelques centaines de couronnes est négligeable pour eux et ne les poussera pas à contrôler tout le système de partenariat et d’y participer activement.

Tout le système a été basé sur des services fournis. Donc la contribution ne représente pas une cotisation d’adhérant mais un remboursement des services fournis. Tout le monde doit les payer, les organisations à buts non lucratifs y comprises, pour lesquelles on s’est tous mis d’accord, étonnemment, sur une paiement d’un dixième en comparaison avec les communes et les entrepreneurs. En revanche, nous leurs demandons plus d’activité.

Une autre source de financement, ce sont bien sûr les subventions obtenues. Même là, il faut chercher de différents domaines qui ne soient pas dépendants l’un de l’autre. Seulement, il faut faire attention à leur comptabilisation dans le cas d’un concours de plusieurs subventions en une année. Ce n’est pas seulement l’Etat et l’Union Européenne qui accordent des subventions et des grants, mais aussi les collectivités régionales ou bien de diverses fondations et fonds. Il y a beaucoup de possibilités. Seulement évitez d’obtenir une subvention pour l’argent même. Il faut que la réalisation d’un projet concret dans la région ait toujours un sens. Il devrait donc sortir des besoins et objectifs prévus.

Les activités mêmes de l’organisation représentent une source de revenus pas moins importante. Celles-ci doivent sortir des documents de base de l’organisation. Lors de leur création déjà il faut réfléchir à l’activité qui gagnera votre vie et incorporer ce domaine-là dans les activités principales ou secondaires. Pour ces activités-là, faites ensuite établir votre licence, sans elle la facturation devient difficile. Ce sont certainement les activités de conseil et le traitement de projets qui figurent parmi les activités les plus fréquentes.

Une répartition stable de vos revenus vous assurera un développement stable. Et malgré toutes les difficultés financières vous arriverez à fonctionner selon vos souhaits et selon ceux des partenaires. Il est bien de s’asseoir et discuter avec les partenaires pour établir les possibilités de revenu. Deux avis valent mieux qu’un.

Tentations politiques
Oui ou non ? D’après nos expériences, une attitude apolitique rend possible un développement d’une plus longue durée et il n’est pas nécessaire de modifier les plans stratégiques suite à une décision des partis politiques. Il n’est même pas nécessaire de faire la décoration pour la campagne électorale des politiciens. Mais en fait, nos propres activités, ne représentent-elles pas la réalisation d’une certaine politique ? D’une politique de développement de la région ? Malheureusement, il n’est pas possible d’éviter la sphère politique, étant donné que nous nous heurtons à elle souvent ou bien nous essayons d’en profiter. Ce n’est pas un problème de la République Tchèque seulement, en général, on peut le trouver dans tous les autres pays de l’Union Européenne. Il s’agit seulement du fait comment vous définissez vos attitudes vis-à-vis des partis politiques, si les partis politiques comprennent que vos activités sont très importantes à la région et s’ils soutiendront vos activités dans leurs projets. Néanmoins, votre organisation devrait être indépendante.

Image
Si tout va bien, vous avez une bonne réputation. C’est facile à dire. Il faut veiller à vos partenaires et employés pour qu’ils ne succombent pas aux tentations de corruption, pour qu’il n’y ait pas de détournement financier, pour que, pour que, pour que. On pourrait en citer des milliers de ces pour que. Vous n’arriverez jamais à tout surveiller. Cependant il y a une chose importante, c’est que votre organisation doit être perçue comme digne de confiance et transparente au niveau général. Si vous publiez sur soi-même de certains domaines problématiques à la base de contrôles internes et mettez les partenaires au courant à temps, c’est toujours meilleur que de tout cacher. Vous ne réparerez jamais une perte de confiance. La confiance en fiabilité de votre organisation représente pour vous la valeur la plus précieuse que vous devez protéger. Tout simplement, sans les gens « en bas »cela ne marche pas.

Bien sûr, il y a d’autres domaines de l’image lesquels il faut cultiver comme une fleur précieuse – présentation, promotion, dessin graphique unifié des matériaux, comment encore on peut appeler tout cela. Il s’agit d’une empreinte de votre identité que vous laisserez dans la mémoire du public. Là, ce qui compte, c’est l’unification et la longue durée. Si vous changez souvent de logo ou de couleurs que vous utilisez pour votre présentation, le public aura du mal à vous identifier. Ce qui paie, c’est l’unification des « uniformes de travail » des employés, leurs cartes de visite et des voitures de service par exemple. Tout le monde saura que c’est vous tout de suite après votre arrivée.

Néanmoins, la création de l’image est une course de longue durée. On travaille là-dessus petit à petit.